La transformation numérique des industries pousse de nombreuses entreprises vers la dématérialisation. Ce besoin est en pleine croissance, suivant les évolutions technologiques, pour faciliter l'instauration du télétravail, pour palier à l’éloignement géographique entre entités, pour simplifier les échanges avec des sous-traitants, ou encore pour réduire l’archivage papier.
Cette tendance s’est fortement accentuée avec la crise sanitaire actuelle pendant laquelle les entreprises ont dû rapidement mettre en place de nouvelles solutions et outils pour supporter ces nouvelles pratiques.
Dans ce contexte, la signature électronique doit être possible afin de remplacer la signature manuscrite avec la même valeur. Ainsi, il sera possible de finaliser la dématérialisation de certaines activités des entreprises, avec des processus digitalisés de bout en bout, de la production de documents et d’enregistrements jusqu’à leur approbation et archivage.
Et dans ce cadre, les bénéfices de la signature électroniques sont multiples :
Réglementation
La signature électronique a une valeur juridique et légale. De ce fait, elle est régie par différentes réglementations.
En Europe, le règlement eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services) porte sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques pour les états membres de la communauté européenne. Il établit une norme pour des signatures électroniques sécurisées disposant d’une pleine validité juridique. Elle instaure également une confiance au-delà des frontières pour la reconnaissance légale d’une signature électronique et ainsi simplifie la libre circulation des documents signés numériquement dans toute l’Europe.
L’eIDAS définit trois niveaux de signature électronique, selon le niveau de sécurité attaché à chacun des critères dont le niveau de contrôle de l’identité du signataire et le degré de confiance.
La signature électronique simple. Elle est répandue et très simple à utiliser, permettant de réduire le risque d’usurpation, mais offre un faible niveau de sécurité et garantie.
La signature électronique avancée, qui doit se conformer à plusieurs exigences renforçant la preuve de l’identité du signataire. Elle est plus sûre et plus fiable, car elle permet de réduire substantiellement le risque d’usurpation.
La signature électronique qualifiée : qui repose sur un certificat qualifié et est créée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique également qualifiée. C’est la seule avec un effet juridique équivalent à une signature manuscrite, mais elle implique un process long et plus cher, et est finalement très peu utilisé dans le privé.
La reconnaissance de la signature électronique en France est établie dans les articles 1366 et 1367 du Code Civil.
Aux États-Unis, les normes relatives à l’utilisation des documents et signatures électroniques sont présentes dans la partie 11 du titre 21 du Code des Réglementations Fédérales (CFR) de la Food and Drug Administration (FDA), ou FDA 21 CFR Part 11.
Cette réglementation définit les conditions sous lesquelles la signature électronique est équivalente à la signature papier. Elle garantit également l'authenticité, la fiabilité et la validité des logiciels et des systèmes de traitement de leurs données numériques.
Pour résumer, une signature électronique doit permettre l’identification du signataire et la non-répudiation, de garantir le lien avec l’acte signé et en garantir l’intégrité afin d’obtenir une reconnaissance, et donc une validité juridique.
Validation
Comme tout outil informatique utilisé dans un système régulé, la signature électronique doit être soumise à une validation avant utilisation. Cette activité est réalisée au sein de l'entreprise elle-même et non par l'éditeur. En effet, la validation d’un système informatisé est toujours définie dans le cadre d’une intention d'utilisation donnée et au regard des réglementations applicables.
Plusieurs types de tests peuvent alors être réalisées afin d’atténuer les risques et prouver la conformité de la solution avec les exigences :
Vérification que les procédures critiques pour l'utilisation contrôlée du système sont identifiées et mises en œuvre
Vérification que la documentation du système est disponible
Vérification de la configuration, pour garantir que le système est configuré conformément aux spécifications établies
Tests fonctionnels pour garantir les fonctions conformément aux exigences spécifiées
Dans la précipitation pour adopter une solution de signature électronique, nombreux sont ceux qui ont acquis des modules logiciels – souvent en mode SaaS - sans les valider. Impactant ainsi la conformité de leur système et la validité de la signature elle-même.
De plus, les packages de validation fournis par les éditeurs sont fort utiles pour tester fonctionnellement leurs outils, mais sont incomplets au regard de tout ce qui doit être maîtrisé par le client : intégration aux processus, procédures, utilisateurs ou encore gestion du changement.
Conclusion
Lorsqu’une entreprise décide de passer à la signature électronique, il est donc indispensable de bien définir son intention d’utilisation, ainsi que les possibles réglementations applicables. Ce contexte, ainsi connu, permettra de choisir une solution de signature électronique adaptée aux besoins de l’entreprise.
Le système alors choisi et mis en place devra ensuite être validé afin de contrôler sa conformité et de maitriser les risques liés à son utilisation. Car une signature électronique bien configurée, conforme et validée pourra ainsi avoir une équivalence légale avec la signature manuscrite.