De nombreuses entreprises s’appuient encore fortement sur le format papier pour leur gestion documentaire et peinent à effectuer une transition vers le tout numérique. De plus les nouveaux cadres de travail comme les méthodes Agiles suscitent beaucoup d’appréhension. Pourtant, ces changements, perçus à tort comme synonyme de temps ou de coûts, soulagent grandement les services d’activité lourdes et chronophages, tout en permettant une compatibilité optimale avec les nouvelles technologies et une meilleure conformité aux besoins réglementaires.
Confluence permet l’adoption d’un système de gestion documentaire respectant à la fois l'organisation mise en place et les contraintes qualité qui en découlent.
Confluence :
permet la rédaction de documents et leur organisation en pages associées
structure des espaces dédiés, avec une arborescence entièrement paramétrable
propose un module de recherche performant du contenu archivé
autorise la modification simultanée de documents en temps réel par plusieurs personnes
s'appuie sur l'utilisation de modèles pour favoriser l'harmonisation des pratiques documentaires
prend en compte les droits d’accès et permissions avec plusieurs niveaux de granularité
considère les différentes versions et status des documents
exporte au besoin chaque document sous différent format comme Word ou PDF
enregistre les prises de connaissances de chaque document et les activités de chaque page
assigne directement des tâches depuis sa page d’accueil
gère les flux de travail (de revue, d’approbation, de preuve de lecture) via des plugins type Comala
met à disposition une vision globale de chaque espace
est sécurisé par des signatures électroniques, respectant la norme du 21 CFR part 11
devient Agile de par son interface avec Jira
La gestion documentaire avec Confluence offre donc de nombreux avantages et un cadre de travail pour des documents sensibles comme les SOPs.
Jira est un outil de gestion de tickets, majoritairement des demandes ou stories dans un cadre Agile, qui sont nativement associables à des pages Confluence.
Ainsi, le contrôle de la documentation est possible par la création de ticket dans Jira demandant la rédaction/modification/annulation d’une SOP dans Confluence.
L’avancement du ticket est simplifié par une visualisation graphique avec un tableau de type Kanban.
Et de nombreux tableaux de bords peuvent être créer pour un suivi personnalisé et distribuable.
Mais l'élément le plus différenciant reste l'intégration de données Jira dans Confluence via des filtres, ce qui permet de mettre en forme des données Jira dans des pages Confluence pour la signature d'un ensemble de tickets ou de stories Jira.
Ainsi une exigence (ex : story) est rédigée dans Jira de manière unitaire, et assemblée dans un document de spécification dans une page Confluence pour faciliter la revue d'un ensemble de stories d'un Sprint; on peut envisager des cas d'usages similaires avec des demandes de changements, des risques et bien évidement des matrices de traçabilité.
Ces nouveaux outils apportent donc de nombreux avantages de par leur polyvalence et la possibilité d’ajouter de nombreux modules pour étendre le nombre de fonctionnalités et leur capacité de personnalisation.
La sécurisation et l'accès à distance en font des outils puissants dans le cadre du télétravail. De plus, leur déploiement sur le Cloud permet de remédier à certaines limitations techniques, de partager les responsabilités liées au stockage et de réduire les frais d’exploitation par rapport à une installation sur site.
Une mise en place et une utilisation adaptée de Confluence et de Jira répond rapidement aux besoins et contraintes d’une gestion documentaire ou de projet, avec un très bon retour sur investissement. Les gains en temps, en qualité et de compatibilité que ces outils offrent à leurs utilisateurs leur permettent une première étape réussie vers la transformation digitale de leurs services et activités.
ADN utilise Confluence et Jira pour ses projets et aide ses clients à adopter ces solutions pour leur gestion et contrôle documentaire. Nos services vont de la reprise de l’existant documentaire, en passant par la traduction des exigences et fonctionnalités sous forme de stories, la configuration, la validation et le déploiement de Jira-Confluence en environnement GxP ou 13485.
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